作为办公效率达人，今天要分享一个被严重低估的Word神技——**邮件合并**。这项功能可让您1分钟生成数百份定制化文档，特别适合批量制作工资条、邀请函、录取通知书等场景。
一、什么是邮件合并？
通过将Excel数据源与Word模板结合，自动批量生成个性化文档的技术。传统手动复制粘贴需要3小时的工作，邮件合并3分钟即可完成。
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二、详细操作步骤（以邀请函为例）
步骤1：准备数据源
1. 新建Excel表格，包含以下字段：
| 姓名 | 职位 | 会议时间 | 会议室 |
|-------|----------|----------------|--------|
| 张伟 | 部门经理 | 9月15日14:00 | 301 |
| 李芳 | 项目主管 | 9月15日15:30 | 会议厅 |
步骤2：制作Word模板
[公司Logo]
尊敬的《姓名》先生/女士：
诚邀您（《职位》）参加《会议时间》在《会议室》举行的季度会议。
步骤3：关键操作指引
1. 在Word中进入【邮件】选项卡
2. 选择收件人→使用现有列表→选择Excel文件
3. 光标定位到「姓名」位置→插入合并域→选择对应字段
4. 重复操作插入所有动态字段（职位/时间/会议室）
步骤4：批量生成文档**
点击「完成并合并」→「编辑单个文档」→选择「全部」记录
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三、进阶使用技巧
1. 条件判断：使用「规则」→「如果...那么...否则」实现不同内容显示
（例：根据职级显示不同会议通知）
2. 格式控制：在插入域代码后按Shift+F9，添加格式参数
（例：{ MERGEFIELD 金额 \# "#,##0.00" }）
3. 邮件合并转PDF：使用「打印」功能直接生成独立PDF文件
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四、常见问题解决方案
数据不显示？→检查Excel表格是否为xlsx格式
格式错乱？→在Word中按Ctrl+A全选后按F9刷新域
部分记录缺失？→确认Excel数据首行为字段名称
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案例成果：
输入50行数据，1分钟生成50份格式统一的邀请函，每份自动显示对应参会者的姓名、职位和会议信息，彻底告别复制粘贴。
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效率对比表：
| 处理方式 | 50份文档耗时 | 错误率 |
|------------|--------------|--------|
| 传统复制 | 45分钟 | 12% |
| 邮件合并 | 3分钟 | 0% |
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掌握这个功能后，您会发现：
批量制作员工档案节省87%时间
数据变更时一键更新所有文档
复杂文档制作准确率100%